Als Steuerberater:in möchten Sie Ihre Mandant:innen unterjährig beraten und betreuen – dafür bietet Lexware Office Ihnen den kostenfreien Steuerkanzleizugang. Über diesen Zugang sehen Sie jederzeit den Stand der Buchhaltung und der abgegebenen Umsatzsteuervoranmeldungen, haben Einsicht in die Einnahme-Überschuss-Rechnung bzw. Gewinn- und Verlustrechnung und können frühzeitig reagieren, wenn beispielsweise Vorauszahlungen angepasst werden müssen.
Es gibt zwei typische Ausgangssituationen, über die Sie sich als Steuerberater:in in Lexware Office registrieren:
Ihr:e Mandant:in hat Sie zu Lexware Office eingeladen.
Sie möchten sich selbst, ohne Einladung, bei Lexware Office registrieren.
💡 Hinweis: Ist Ihre E-Mail-Adresse bereits als normaler Lexware-Office-Benutzer bei einem Ihrer Mandant:innen hinterlegt, können Sie diese E-Mail-Adresse nicht für die Steuerberater-Registrierung verwenden. Wie Sie in diesem Fall vorgehen, lesen Sie im Abschnitt „Sonderfall: Ihre E-Mail-Adresse ist bereits vergeben" weiter unten.
Registrierung als Steuerberater:in
Für die Registrierung als Steuerberater:in in Lexware Office gibt es zwei Wege: über eine Einladung Ihrer Mandantschaft oder über die eigenständige Registrierung ohne Einladung. Beide Wege führen zum selben kostenfreien Steuerkanzleizugang.
Möglichkeit a): Sie haben von Ihrer/Ihrem Mandant:in eine Einladung zur Zusammenarbeit erhalten
Klicken Sie auf den Link in der Einladung.
💡 Hinweis: Eine Einladung ist nur 7 Tage gültig und läuft danach aus Sicherheitsgründen ab. Ihr:e Mandant:in müsste die Einladung dann erneut versenden.
Sie landen anschließend auf der Registrierungsseite für Steuerberater:innen. Die Felder E-Mail und die freiwilligen Angaben sind hier bereits vorausgefüllt.
Legen Sie nun ein Passwort fest.
Möglichkeit b): Sie haben keine Einladung erhalten und möchten sich selbst registrieren
Nutzen Sie den direkten Link zur Registrierungsseite:
https://app.lexware.de/grld/html/signup-mo.html
In diesem Fall sind alle Eingabefelder der Registrierungsmaske leer. Füllen Sie alle notwendigen Felder aus und vergeben Sie ein Passwort.
Für beide Registrierungswege gilt:
Bevor Sie auf Kostenlos registrieren klicken, stimmen Sie den Datenschutzbestimmungen und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu.
Nach dem Klick auf Kostenlos registrieren landen Sie zunächst auf einer Bestätigungsseite in Lexware Office, die Sie darauf hinweist, Ihr E-Mail-Postfach zu prüfen.
Zusätzlich erhalten Sie unmittelbar nach der Registrierung eine E-Mail mit einem Link, den Sie bitte zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse anklicken.
Klicken Sie in dieser E-Mail auf die Schaltfläche E-Mail-Adresse bestätigen.
Sie werden danach auf die Standard-Lexware-Office-Login-Seite weitergeleitet und können sich dort anmelden.
So melden Sie sich künftig in Lexware Office an
Nach der Registrierung melden Sie sich immer über das Standard-Login von Lexware Office an, nicht mehr über den Einladungslink.
Gehen Sie auf https://office.lexware.de und klicken Sie rechts oben auf Login.
💡Tipp: Der direkte Link zur Login-Seite lautet: https://app.lexware.de/sign-in/authenticate
Nutzen Sie bei jedem weiteren Login ausschließlich https://office.lexware.de – der Einladungslink funktioniert nur für die einmalige Registrierung.
Sonderfall: Ihre E-Mail-Adresse ist bereits vergeben
Ist Ihre E-Mail-Adresse für die Steuerberater-Registrierung bereits vergeben, hat in der Regel eine Ihrer Mandantschaften Sie als normalen Benutzer in ihrem Lexware-Office-Account angelegt. Wenn Sie wissen, welche Mandantschaft das ist, bitten Sie diese, Sie als Benutzer zu löschen.
Ihre Mandantschaft kann Sie dazu unter Einstellungen > Benutzer auswählen und über die drei Punkte und Benutzer löschen entfernen.
Versuchen Sie, sich erneut mit dieser E-Mail-Adresse als Steuerberater:in zu registrieren, zeigt Lexware Office Ihnen die Meldung, dass die E-Mail-Adresse bereits registriert ist.
💡Hinweis: Wissen Sie nicht, bei welcher Mandantschaft Ihre E-Mail-Adresse hinterlegt ist, wenden Sie sich an unseren Support.
Weitere Mandant:innen zu Ihrem Steuerkanzleizugang hinzufügen
Über den Button + Mandant hinzufügen laden Sie weitere Mandant:innen zur Zusammenarbeit in Ihren Steuerkanzleizugang ein. Sie finden diesen Button auf der Startseite Ihres Lexware-Office-Steuerkanzleizugangs rechts oben.
Wenn Sie + Mandant hinzufügen anklicken, öffnet sich ein Fenster mit einer vorgefertigten E-Mail, mit der Sie Ihre Mandantschaft zur Zusammenarbeit in Lexware Office einladen.
💡Hinweis: Tragen Sie bei der Einladung immer die E-Mail-Adresse ein, unter der Ihre Mandantschaft den Account in Lexware Office bereits angelegt hat oder anlegen möchte.
Mehrere Steuerkanzlei-Zugänge zusammenführen
Können Sie zwei oder mehrere Steuerkanzlei-Zugänge automatisch zusammenführen (mergen)?
Nein, ein automatisches Zusammenführen (Merge) mehrerer Steuerkanzlei-Zugänge ist in Lexware Office aus technischen Gründen nicht möglich. Das betrifft Kanzleien, die im Laufe der Zeit mehrere Steuerkanzlei-Zugänge unter verschiedenen E-Mail-Adressen angelegt haben – zum Beispiel durch unterschiedliche Mitarbeitende oder durch Registrierungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten.
Der Grund: Die Mandantenverknüpfungen hängen technisch immer am jeweiligen Mandanten-Account. Der Wechsel auf einen künftigen Haupt-Kanzlei-Account muss deshalb über eine neue Einladung zur Zusammenarbeit erfolgen. Dafür stehen Ihnen zwei Wege zur Verfügung.
Weg 1: Ihre Mandant:innen stoßen den Wechsel an
Bitten Sie Ihre Mandant:innen, jeweils in ihrem eigenen Lexware-Office-Account:
Die bestehende Zusammenarbeit mit Ihrem alten Kanzlei-Account zu beenden.
Ihren neuen Haupt-Kanzlei-Account zur Zusammenarbeit einzuladen.
Weg 2: Sie steuern den Prozess aus Ihrem künftigen Haupt-Account
Laden Sie alle Mandant:innen aus dem künftigen Haupt-Kanzlei-Account über den Button + Mandant hinzufügen zur Zusammenarbeit ein. Ihre Mandant:innen erhalten jeweils eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, den sie bitte bestätigen.
Beenden Sie danach die Zusammenarbeit im alten Kanzlei-Account über das Drei-Punkte-Menü im Dashboard.
❗Wichtig bei Weg 2: Schließen Sie den Wechsel für jede Mandantschaft vollständig ab – also Verbindung im neuen Account bestätigt und Verbindung im alten Account getrennt –, bevor Sie den alten Steuerkanzlei-Account löschen. Andernfalls verlieren Sie den Zugriff auf die Mandantendaten im alten Account, ohne dass die Verbindung im neuen Account bereits besteht.
Den alten Steuerkanzlei-Account löschen
Haben Sie alle Mandant:innen erfolgreich in Ihren neuen Haupt-Kanzlei-Account übernommen, löschen Sie den alten Steuerkanzlei-Account abschließend selbst über Profil bearbeiten > Konto löschen.
Aus Datenschutzgründen kann Lexware Office das Löschen eines Steuerkanzlei-Accounts nicht für Sie übernehmen – Sie führen diesen Schritt selbst in Ihrem Account durch:
Klicken Sie in Ihrem Account auf Profil bearbeiten.
Sie finden die Option Konto löschen ganz unten auf der Startseite dieses Bereichs.
💡Hinweis: Löschen Sie den alten Steuerkanzlei-Account erst, wenn Sie alle Mandantschaften erfolgreich in den neuen Haupt-Kanzlei-Account übernommen und die Zusammenarbeit im alten Account beendet haben.