Sie benötigen Belege und Buchungen Ihrer Mandant:innen aus Jahren, die Lexware Office beim automatischen Datenübertrag nicht mehr anbietet? Für ältere Jahre nutzen Sie den manuellen Export. Dieser Artikel zeigt, welche Exportoption in Lexware Office dem jeweiligen Datenservice entspricht und wie Sie den Export einstellen.
Für welche Zeiträume ist der automatische Datenübertrag möglich?
Der automatische Datenübertrag aus Lexware Office ist für das aktuelle Kalenderjahr und die zwei vorangegangenen Kalenderjahre möglich. Diese Einschränkung gilt für alle vier automatischen Übertragungswege:
DATEV Buchungsdatenservice
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
ADDISON OneClick
Agenda Connect
Ältere Jahre bietet Lexware Office im Feld Kalenderjahr nicht an. Beispiel: Im Kalenderjahr 2026 können Sie Daten aus 2026, 2025 und 2024 automatisch übertragen. Daten aus 2023 und früher übergeben Sie per manuellem Export.
Ältere Jahre per manuellem Export übergeben
Der manuelle Export in Lexware Office ist zeitlich nicht eingeschränkt. Für jeden automatischen Datenübertrag gibt es eine passende manuelle Exportoption, die dieselben Daten enthält:
Automatischer Datenübertrag | Software in der Export-Auswahl | Manuelle Exportoption |
DATEV Buchungsdatenservice | DATEV → Manueller Import in DATEV | Belegbilder UND Buchungsstapel |
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 | DATEV → Manueller Import in DATEV | NUR Belegbilder (inkl. der Belegdaten) |
ADDISON OneClick | Andere Software (Lexware, Agenda, Simba, etc.) | Belegbilder UND Buchungsstapel |
Agenda Connect | Andere Software (Lexware, Agenda, Simba, etc.) | NUR Belegbilder (inkl. der Belegdaten) |
Die Option Belegbilder UND Buchungsstapel erzeugt 2 Datenpakete: die Belege als PDF sowie Buchungs- und Zahlungsdaten als DATEV-konforme CSV. Die Option NUR Belegbilder (inkl. der Belegdaten) erzeugt 1 Datenpaket: die Belegbilder als PDF und strukturierte Belegdaten wie Betrag, Rechnungsnummer, Datum sowie Sach- und Personenkonten als Buchungsvorschlag.
Welche DATEV-Exporte Lexware Office anbietet und worin sie sich unterscheiden, lesen Sie im Artikel Welche DATEV-Exporte bietet Lexware Office an?.
Manuellen Export für ältere Jahre in Lexware Office einstellen
Den manuellen Export für ältere Jahre stellen Sie im Mandantenaccount in Lexware Office über die Export-Auswahl ein.
Öffnen Sie in Lexware Office den Mandantenaccount.
Klicken Sie auf den Reiter Export.
Klicken Sie oben rechts auf Export-Auswahl.
Wählen Sie unter In welche Rechnungswesen-Software möchten Sie die Daten importieren? die passende Software:
Für DATEV: Wählen Sie DATEV und anschließend Manueller Import in DATEV.
Für ADDISON und Agenda: Wählen Sie Andere Software (Lexware, Agenda, Simba, etc.).
Tragen Sie unter Wie lautet Ihre Berater- und Mandantennummer? die Nummern ein:
Für DATEV: Ihre DATEV-Beraternummer und die DATEV-Mandantennummer.
Für ADDISON, Agenda und jede andere Software: jeweils 12345 als Platzhalter für Beraternummer und Mandantennummer.
Hinweis: Die Berater- und Mandantennummer benötigt nur DATEV. Für den Export über Andere Software sind die Felder trotzdem technische Pflichtfelder. Der Platzhalter 12345 genügt.
Wählen Sie unter Welche Daten sollen aus Lexware Office übernommen werden? die passende Exportoption:
Statt DATEV Buchungsdatenservice oder ADDISON OneClick: Belegbilder UND Buchungsstapel
Statt DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 oder Agenda Connect: NUR Belegbilder (inkl. der Belegdaten)
Speichern Sie die Einstellungen.
Manuellen Export für ältere Jahre starten und herunterladen
Nach dem Umstellen der Export-Auswahl zeigt Lexware Office im Reiter Export den manuellen Export an, zum Beispiel Export: Belegbilder und Buchungsstapel. So exportieren Sie Daten aus einem älteren Jahr:
Wählen Sie den Zeitraum:
Vordefinierter Zeitraum: ein Monat, zum Beispiel Oktober 2023.
Individueller Zeitraum: ein frei gewählter Zeitraum mit Start- und Enddatum.
Prüfen Sie den Wirtschaftsjahresbeginn.
Klicken Sie auf Export starten.
Öffnen Sie unten den Reiter Downloadliste.
Klicken Sie auf den Dateinamen. Lexware Office lädt die ZIP-Datei herunter.
Je nach Exportoption erstellt Lexware Office in der Downloadliste unterschiedliche ZIP-Dateien:
Belegbilder UND Buchungsstapel: 2 ZIP-Dateien, eine für den Buchungsstapel und eine für die Belegbilder. Laden Sie beide Dateien einzeln herunter.
NUR Buchungsstapel: 1 ZIP-Datei mit dem Buchungsstapel.
NUR Belegbilder (inkl. der Belegdaten): 1 ZIP-Datei mit den Belegbildern.
Der Export hat geklappt, wenn in der Downloadliste ein grünes Häkchen neben dem Eintrag steht. Die Spalte Verfügbar bis zeigt, bis wann Sie die ZIP-Dateien herunterladen können.
Export-Auswahl nach dem Export älterer Jahre zurückstellen
Die Export-Auswahl in Lexware Office gilt für alle künftigen Exporte dieses Mandantenaccounts. Solange Sie die Export-Auswahl nicht zurückstellen, zeigt Lexware Office im Reiter Export weiterhin den manuellen Export an. Laufende Monate werden dann nicht automatisch übertragen.
Um das aktuelle Jahr wieder automatisch zu übertragen, stellen Sie die Export-Auswahl zurück:
Klicken Sie im Reiter Export oben rechts auf Export-Auswahl.
Wählen Sie wieder Ihren gewohnten Datenübertrag, zum Beispiel DATEV mit dem Buchungsdatenservice, ADDISON OneClick oder Agenda Connect.
Speichern Sie die Einstellungen.
Manuell exportierte Daten aus älteren Jahren in DATEV, ADDISON oder Agenda importieren
Die manuell exportierten ZIP-Dateien aus Lexware Office importieren Sie anschließend selbst in DATEV, ADDISON oder Agenda. Wie der Import in DATEV funktioniert, lesen Sie in diesen Artikeln:
Für Belegbilder UND Buchungsstapel (statt DATEV Buchungsdatenservice): Manueller Import Buchungsstapel und Belege in DATEV
Für NUR Belegbilder (inkl. der Belegdaten) (statt DATEV Rechnungsdatenservice 1.0): Manueller Import der Belege mit Belegdaten in DATEV
Häufige Fragen zu älteren Jahren beim Datenübertrag
Warum zeigt Lexware Office beim DATEV-Datenservice keine älteren Kalenderjahre an?
Lexware Office zeigt beim DATEV Buchungsdatenservice und DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 nur das aktuelle Kalenderjahr und die zwei vorangegangenen Kalenderjahre an. Ältere Kalenderjahre übergeben Sie per manuellem Export im DATEV-Format.
Gilt die Zwei-Jahres-Grenze auch für ADDISON OneClick und Agenda Connect?
Ja, auch ADDISON OneClick und Agenda Connect übertragen Daten nur für das aktuelle Kalenderjahr und die zwei vorangegangenen Kalenderjahre. Für ältere Jahre nutzen Sie den manuellen Export über Andere Software (Lexware, Agenda, Simba, etc.).
Enthält der manuelle Export dieselben Daten wie der Buchungsdatenservice?
Ja, die manuelle Exportoption Belegbilder UND Buchungsstapel enthält wie der DATEV Buchungsdatenservice Buchungen und Belegbilder. Der Unterschied: Sie laden die Dateien herunter und importieren sie selbst in DATEV.