Mit den DATEV-Datenservices bietet DATEV eine Schnittstelle zur Übertragung der Belege (inkl. der zugehörigen Belegdaten) und Buchungsstapel aus Lexware Office heraus direkt an Ihren Steuerberater in DATEV Beleg online bzw. DATEV Kanzlei Rechnungswesen.
Sie kennen sicher die Methode des manuellen Imports in DATEV über:
Buchungsstapel: Bestand > Importieren > Buchungsstapel
Belege: über Belegtransfer an DATEV Belege Online > Belege bereitstellen und in Kanzlei ReWe die Belege über Mandant ergänzen > Daten holen > Stapelverarbeitung > Importieren > Stapel verarbeiten.
Diese doch recht komplexe Vorgehensweise vereinfachen die Schnittstellen DATEV-Daten-Service automatisch:
Rechnungsdatenservice 1.0: die Belege inkl. Belegdaten werden automatisch aus Lexware Office an das DATEV-Rechenzentrum an DATEV Unternehmen online übertragen und stehen dort für den Import zur Verfügung.
Buchungsdatenservice: Belege & Buchungsstapel werden aus Lexware Office direkt an das DATEV-Rechenzentrum übertragen und werden nach Mandant ergänzen > Daten holen direkt in Kanzlei-ReWe importiert.
Die DATEV-Datenservice-Schnittstelle gibt es in 2 Versionen:
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
(es werden nur die Belegbilder inkl. der Belegdaten an DATEV Belege online übertragen)DATEV Buchungsdatenservice
(es werden die Belegbilder & Buchungsstapel übertragen und in Kanzlei ReWe importiert)
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 für Buchungsmandanten
Ihr Mandant ist ein sogenannter Buchungsmandant. Das bedeutet, Sie erledigen in der Kanzlei die unterjährige Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldung. Daher benötigen Sie sämtliche Belege (zum Beispiel im PDF-Format) und die zugehörigen Belegdaten (Debitor, Kreditor, etc.).
Diese Belege werden von Lexware Office direkt in DATEV Belege online übertragen.
Über DATEV Belege online können Sie die Belege für die DATEV Kanzlei Rechnungswesen-Software von DATEV synchronisieren.
Sofern Sie alle Belege (Einnahmen und Ausgaben) mit Lexware Office verwalten, sparen Sie gegenüber der herkömmlichen Belegübergabe (z. B. über den Pendelordner) viel Zeit, sämtliche Belege bleiben immer in Ihrem Unternehmen und Ihre Steuerkanzlei verfügt über die bereits erfassten Belege in der Rechnungswesen-Software.
Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung erklärt Ihnen jeden Schritt vom Export aus Lexware Office bis Import der Belege inkl. Belegdaten in Kanzlei-Rechnungswesen:
Tipp: Wenn Sie NUR die Belege übernehmen, dann benötigen Sie auch die Bankumsätze. Sollte Ihr Mandant die Banken in Lexware Office angebunden haben, dann können Sie auch die Bankumsätze exportieren. Wechseln Sie dafür in die Live-Ansicht Ihres Mandanten > Einstellungen (Zahnrad) > Export > Reiter Meine Lexware Office-Daten herunterladen. Wir haben auch einen umfassenden Beitrag zum Export der Bankumsätze.
Hinweis: Ein einzelner Export der Kasse ist aktuell leider noch nicht möglich. Wir sind aktuell dabei eine entsprechende Funktion vorzubereiten.
DATEV Buchungsdatenservice für Selbstbucher
Ihr Mandant ist ein sogenannter Selbstbucher und macht unterjährig die Buchhaltung und die Umsatzsteuervoranmeldung mit Lexware Office. Für die Erstellung des Jahresabschlusses benötigen Sie in der Kanzlei sämtliche Belege und die komplette unterjährige Buchhaltung.
Lexware Office überträgt Belege & Buchungsstapel an DATEV Kanzlei Rechnungswesen. Buchungen & Belege sind automatisch in DATEV verlinkt.
Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung erklärt Ihnen jeden Schritt vom Export aus Lexware Office bis zum Import in Kanzlei-Rechnungswesen:
Die Vorteile der DATEV Schnittstelle
Die Belege (und Buchungsdaten) sind auf Knopfdruck in der Kanzlei
Sicherer Austausch der Dokumentendaten für das DATEV-Rechenzentrum
Die Originalbelege bleiben beim Mandanten
Lexware Office bucht im Hintergrund vor, Sie können Buchungsvorschläge übernehmen oder anpassen
Weniger Erfassungsfehler / höhere Prozessqualität
Bereitstellung der Dokumentendaten über ein revisionssicheres Online-Archiv
Für welchen Mandantentyp eignet sich welcher Export?
Mandant:in ist Selbstbucher:in > Buchungsdatenservice
Die unterjährige Buchhaltung (inkl. USt-VA) macht Ihr:e Mandant:in.
In der Steuerkanzlei machen Sie die Jahresabschlussbuchungen, Jahresabschluss und Steuererklärung.
Sie benötigen Belege & Buchungsstapel, daher ist hier der Buchungsdatenservice geeignet.
Tipp: Bitte achten Sie vor der Datenübernahme darauf, dass in Lexware Office auch alle Bankumsätze zugeordnet bzw. kategorisiert sind. Nicht zugeordnete Bankumsätze werden nicht im Buchungsstapel übertragen.
Mandant:in ist Buchungsmandant:in > Rechnungsdatenservice
Die laufende Buchhaltung wird in der Steuerkanzlei erledigt.
Sie benötigen die Belege inkl. der Belegdaten, daher ist hier der Rechnungsdatenservice 1.0 geeignet.
Autorisierung Mandant
Um die Schnittstelle DATEV-Daten-Service in Lexware Office nutzen zu können, reichen die Lexware Office-Zugangsdaten alleine nicht aus. DATEV erwartet aus Sicherheitsgründen eine zweite Autorisierung.
Mandanten können sich über den DATEV-mIDentity-Stick oder dem DATEV SmartLogin authentifizieren.
Voraussetzungen aufseiten der Steuerkanzlei
Die Steuerkanzlei arbeitet mit DATEV.
Die Steuerkanzlei hat den/die Mandant:in für DATEV-Daten-Service freigeschaltet. Für die Freischaltung und für Ihre Autorisierung bei DATEV-Daten-Service hat die Kanzlei die zwei Möglichkeiten: mIDentity-Stick oder Smartlogin.
Die Steuerkanzlei hat das Unternehmen in DATEV Unternehmen online korrekt eingerichtet. Hierbei ist Folgendes zu beachten:
a) Lexware Office unterstützt die Kontenrahmen SKR03 oder SKR04.
b) Lexware Office unterstützt ausschließlich Sachkontenlänge 4.
c) Das Wirtschaftsjahr entspricht dem Kalenderjahr (also 1. JAN – 31. DEZ).
d) Das Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbuch ist für den angelegten Mandanten für das aktuelle Wirtschaftsjahr bzw. für das Vorjahr eingerichtet. Bei der erstmaligen Übertragung der Daten eines Wirtschaftsjahres überprüft DATEV Unternehmen online, ob die Einstellungen aus dem Vorjahr automatisch übernommen werden können und richtet das aktuelle Wirtschaftsjahr automatisch ein.Ob DATEV-Datenservice in der Kanzlei oder im Unternehmen benötigt wird, richtet sich nach der Nutzung. Wenn der Mandant die Daten ins DATEV-Rechenzentrum überträgt, benötigt dieser den DATEV-Datenservice-Vertrag. Wenn die Kanzlei über den Lexware Office Steuerberater-Zugang Zugriff auf das System des Mandanten hat und die Daten ins DATEV-Rechenzentrum überträgt, benötigt die Kanzlei den Vertrag.
Weiterführende der DATEV
Rechnungsdatenservice 1.0 einrichten: https://www.datev.de/web/de/berufsgruppenuebergreifend/mydatev/datenservices/rechnungsdatenservice-1_0-einrichten
Buchungsdatenservice einrichten: https://www.datev.de/web/de/berufsgruppenuebergreifend/mydatev/datenservices/buchungsdatenservice-einrichten