Dieser Artikel bündelt die häufigsten Fehlermeldungen rund um den DATEV Buchungsdatenservice an einem Ort, damit Sie als Kanzlei Ursache und Lösungsweg schnell nachschlagen können, statt einzelne Fehlerartikel durchsuchen zu müssen. Einige der aufgeführten Fehler betreffen die DATEV-Datenservices allgemein und treten daher auch beim Rechnungsdatenservice 1.0 auf – das ist an den jeweiligen Zeilen vermerkt.
Wo Sie die Fehlermeldung finden
Nach einer fehlgeschlagenen Übertragung zeigt Lexware Office entweder eine rote Fehlerbanderole im oberen Bereich oder den Status unter dem Reiter Export in der Übertragungsliste an. Ein grüner Status „Übertragung erfolgreich" bestätigt eine gelungene Übertragung, ein roter Status zeigt einen Fehler an. Ergänzend finden Sie im Protokoll von DATEV Unternehmen online (Belege > Protokolle) weitere Details zur genauen Fehlerursache.
Hinweis: Unterscheiden Sie zwischen einer Warnung (z. B. „Einige Bankbuchungen sind nicht zugeordnet") – die Übertragung läuft trotzdem, nur unvollständig – und einem Fehler, bei dem die Übertragung ganz oder teilweise abbricht.
Fehlermeldungen und Lösungswege
Fehlermeldung / Problem | Bedeutung | Lösungsweg |
Produkt in DATEV nicht bestellt | In der MyDATEV-Mandantenregistrierung ist ein anderer Service hinterlegt als der in Lexware Office ausgewählte. | Verbindung trennen, über DATEV-Datenservices auswählen oder Mandant wechseln den korrekten Service wählen und Übernehmen klicken. |
Fehlende Rechte in DATEV | Für Sie ist in der DATEV Rechteverwaltung online kein Recht für den gewählten Datenservice hinterlegt. | In der DATEV Rechteverwaltung online die Rechte für Buchungsdatenservice bzw. Rechnungsdatenservice 1.0 mit korrekter Berater- und Mandantennummer vergeben. |
„Ihre Mandantendaten konnten nicht abgerufen werden." | DATEV kann die Mandantendaten nicht abrufen – meist weil Berater- oder Mandantennummer nicht korrekt hinterlegt sind oder die MyDATEV-Mandantenregistrierung nicht vollständig abgeschlossen ist. | Berater- und Mandantennummer im Export-Bereich von Lexware Office prüfen und die MyDATEV-Mandantenregistrierung erneut vollständig durchlaufen lassen, inklusive Buchung des Datenservices und der Rechtevergabe. |
Fehler 401 „Unauthorized" (Protokoll-Meldung: access token invalid, revoked or missing required scope) | DATEV meldet httpCode 401 und „access token invalid, revoked or missing required scope". Ursache ist meist ein Problem mit dem Login-Token oder DATEV SmartLogin. Dieser Fehler tritt auch auf, wenn der Buchungsdatenservice für den Mandanten oder die Mandantin noch gar nicht eingerichtet ist und dadurch die entsprechenden Rechte fehlen. | Verbindung zwischen DATEV und Lexware Office in den Einstellungen trennen und neu aufbauen, danach Browser-Cache leeren oder im privaten Fenster neu anmelden und den Export erneut starten. Hilft das nicht: MyDATEV-Mandantenregistrierung für die betroffene Mandantennummer in DATEV wiederholen. |
Fehler 403 „Rechte nicht vorhanden" (Protokoll-Meldung: invalid request) | Im DATEV-Protokoll erscheint der technische Fehler „invalid request". In DATEV Unternehmen online für die übertragende Person die Rechte fehlen: Der Haken bei Buchungsdatenservice ist nicht gesetzt oder Berater- bzw. Mandantennummer sind nicht hinterlegt. | Die Rechte in der DATEV Unternehmen Online Rechteverwaltung prüfen und ggf. neu vergeben. Weitere Ursachen in Fehler 403 beim Buchungsdatenservice. |
Fehler 404 bei der DATEV-Übertragung | Bestand in DATEV Unternehmen Online fehlt oder ist unvollständig, falsche Berater-/Mandantennummer, oder abweichender Wirtschaftsjahresbeginn. | In DATEV Unternehmen Online unter Anwendungen > Stammdaten Berater- und Mandantennummer eintragen und Belege online aktivieren. |
Fehler 500 bei der DATEV-Übertragung | Vier mögliche Ursachen: MIME-Type-Problem bei einer PDF-Datei, mehr als 2.999 Belege pro Übertragung, ein meist falscher Virenverdacht, oder das DATEV-Rechenzentrum ist nicht erreichbar. | Details je Ursache in Fehler 500 bei der DATEV-Übertragung. Beim Buchungsdatenservice werden nur einzelne Belege abgelehnt, beim Rechnungsdatenservice 1.0 bricht die gesamte Übertragung ab. |
Belegzeitraum nicht korrekt konfiguriert | Die Bearbeitungsform in DATEV Belege online steht auf Standard statt auf Erweitert. | In DATEV Unternehmen online unter Belege > Einstellungen > Bearbeitungsform auf Erweitert umstellen (betrifft Rechnungsdatenservice 1.0 und Buchungsdatenservice gleichermaßen). |
„Beim Abruf der Bestandsdaten von DATEV ist ein Berechtigungsproblem aufgetreten." | Für die Mandantin oder den Mandanten fehlt das Recht für den DATEV Buchungsdatenservice. | In DATEV Unternehmen online unter Administration > DATEV SmartLogin das Recht für Buchungsdatenservice vergeben. |
Das Dateiformat entspricht nicht der Dateierweiterung | Eine übertragene PDF-Datei hat zwar die Endung .pdf, ihr Dateiinhalt entspricht aber nicht dem PDF-Format – DATEV weist die Datei aus Sicherheitsgründen ab. | Neue, korrekte PDF-Kopie über einen PDF-Druckertreiber erzeugen und die fehlerhafte Datei ersetzen oder eine saubere Rechnungskopie beim Lieferanten anfordern. |
Belege nicht gefunden / Belegbilder nicht zugeordnet | Tritt auf, wenn zuerst mit dem Rechnungsdatenservice 1.0 und danach mit dem Buchungsdatenservice übertragen wurde. | Verarbeitung in DATEV stornieren und die Buchungsdaten samt Belegen erneut über den Buchungsdatenservice übertragen. |
Wirtschaftsjahresbeginn darf nicht mehr als 12 Monate vom Ende des Exportzeitraums liegen | Der in Lexware Office eingestellte Wirtschaftsjahresbeginn stimmt nicht mit dem in DATEV hinterlegten Wert überein. | Wirtschaftsjahresbeginn in Lexware Office identisch zu DATEV einstellen – Details in Wirtschaftsjahresbeginn. |
Allgemeine Vorgehensweise bei einer Fehlermeldung
Notieren Sie sich die Fehlermeldung im genauen Wortlaut, idealerweise inklusive DATEV-Request-ID aus dem Übertragungsprotokoll oder machen Sie einen Screenshot.
Schlagen Sie die Meldung in der Tabelle oben nach und setzen Sie den angegebenen Lösungsweg in DATEV oder Lexware Office um.
Starten Sie die Übertragung erneut über Daten jetzt an DATEV übertragen.
Bleibt der Fehler bestehen, prüfen Sie den DATEV-Status: https://www.datev-status.de – Gelegentlich liegt eine DATEV-seitige Wartung oder Störung vor.
Fehlen einzelne oder alle Belege in der Übertragung, prüfen Sie, ob die Eingangsrechnungen noch im Status 'Entwurf' oder 'zu prüfen' sind (siehe Abschnitt 'Hinweis zu fehlenden Eingangsrechnungen').
Hinweis zu fehlenden Eingangsrechnungen
Belege, die sich noch im Status „Entwurf" oder im Ordner „zu prüfen" befinden, sind nicht vollständig erfasst und werden deshalb nicht exportiert. Lexware Office bietet keinen reinen Belegtransfer an, da die Exportdatei auf Grundlage von Buchungen erstellt wird – ein Export ist erst nach der Verbuchung möglich.
Prüfen Sie daher im Live-System des Mandanten oder der Mandantin, ob sich die zu exportierenden Eingangsrechnungen noch im Ordner „zu prüfen" befinden, und bitten Sie den Mandanten oder die Mandantin, diese Belege zu erfassen.
Tipp: In Absprache mit dem Mandanten oder der Mandantin kann der Beleg auch über das Buchhaltungskonto 1370/1590 „Offene Posten" als gebucht gekennzeichnet werden, sodass Sie den Aufwand anschließend in Ihrer Steuerkanzlei-Software umbuchen können. Auch ohne Zahlungszuordnung wird ein so kategorisierter Beleg beim Export mit übertragen.
Wenn der Fehler bestehen bleibt
Halten Sie für die Rückfrage bei Lexware Office oder DATEV folgende Angaben bereit:
Die vollständige Fehlermeldung inklusive DATEV-Request-ID.
Betroffener Mandant oder betroffene Mandantin mit Berater- und Mandantennummer.
Verwendeter Datenservice (Buchungsdatenservice oder Rechnungsdatenservice 1.0).
Zeitraum des Exports, bei dem der Fehler auftrat.
Ein Screenshot der Übertragungsliste bzw. des DATEV-Protokolls.
Hinweis: Bei Fragen, die ausschließlich DATEV betreffen, wenden Sie sich direkt an den DATEV-Support:
Buchungsdatenservice – Tel. 0911 319-38600, kanzlei-rechnungswesen-buchfuehrung@service.datev.de.
Rechnungsdatenservice 1.0 – Tel. 0911 319-33621, belegwesen@service.datev.de.